O CRC Topo trabalha com dois funis: o Funil de Vendas e o Agendamento/Comparecimento. Cada um cuida de uma parte diferente da jornada do lead, e é importante conhecer bem o que acontece em cada etapa, o que é automático, o que depende de você, e qual é a ordem certa de fazer as coisas.

A regra principal

Antes de entrar nas etapas, uma regra vale pra todo o funil: ação primeiro, card depois. Você sempre faz o contato real, a ligação ou a mensagem, antes de mover o card pra próxima etapa. Isso importa porque, em várias etapas, mover o card dispara uma automação. Se você mover sem ter feito o contato, a automação dispara como se tudo tivesse acontecido, e não aconteceu.

Funil de Vendas

Lead Quente

É aqui que o lead chega assim que entra. Assim que o cartão aparece nessa etapa, o robô já manda duas mensagens automaticamente: a primeira é de boas-vindas, apresentando a clínica e quem vai atender. A segunda pergunta qual tratamento a pessoa está buscando, com uma lista de opções numeradas pra ela responder apenas com o número.

1ª Tentativa de Contato

Você liga pro lead. Se ele não atender, move o card pra essa etapa, e é aí que dispara automaticamente um áudio da CRC se apresentando e pedindo dois minutos de atenção.

2ª Tentativa de Contato

Nova ligação. Ao mover o card, dispara uma mensagem perguntando se o lead ainda está por aí, contando que você tentou ligar, e oferecendo uma consulta de cortesia com raio-x panorâmico, válida por tempo limitado.

3ª Tentativa de Contato

Mais uma ligação. Ao mover o card, dispara um áudio do próprio dentista, o que ajuda a gerar mais confiança, porque não é só a CRC falando.

4ª Tentativa de Contato

Última tentativa formal. A mensagem automática avisa que essa é uma das últimas tentativas, que normalmente são feitas pelo menos três ligações e três mensagens, e pergunta diretamente se faz sentido continuar ou se é melhor encerrar o contato.

Em Conversa

Quando o lead responde e o diálogo está acontecendo, ele vai pra Em Conversa. Aqui não há nenhuma automação, o atendimento é totalmente manual. É obrigatório ter uma tarefa criada nessa etapa, pra garantir que ninguém fica esquecido só porque parou de ter disparo automático.

Follow Up

Quando o lead demonstrou interesse mas precisa de um tempo, ele vai pra Follow Up. Também sem automação, o acompanhamento é feito por você, com tarefas agendadas.

Perdidos

Quando fica claro que não vai dar certo, o card vai pra Perdidos. Mas antes de mover, é obrigatório preencher o Motivo da Perda. Existe uma lista pronta de opções, como “Reside Longe da Clínica”, “Spam”, “Me Bloqueou”, “Já é Paciente da Clínica”, “Recusou Atendimento”, entre outros. O card só vai pra Perdidos depois que o motivo for preenchido.

Funil de Agendamento/Comparecimento

Quando o lead aceita agendar, ele sai do Funil de Vendas e entra nesse segundo funil.

Agendar Consulta

Assim que o agendamento é feito e o card chega aqui, sai automaticamente um comprovante de agendamento com data, horário e endereço da unidade.

Lista de Espera

Se não houver horário disponível na data desejada, o lead entra na Lista de Espera. Sai uma mensagem automática avisando que ele está na lista. Mas atenção: aqui é necessário criar uma tarefa para dois dias antes da data desejada, pra confirmar se ainda funciona pra ele. Essa etapa não se resolve sozinha.

48 Horas

Quarenta e oito horas antes da consulta, sai um lembrete automático confirmando a data e o horário.

24 Horas

Vinte e quatro horas antes, sai uma mensagem confirmando que aquele horário está reservado e é exclusivo pra ele.

Dia da Consulta

Quatro horas antes do horário marcado, sai um vídeo do dentista avisando que está esperando, com um link de mapa pra facilitar o acesso à clínica.

Faltou

Se o paciente não aparecer, o card vai pra Faltou e dispara um vídeo perguntando se ainda dá pra encaixar ele naquela semana, pedindo resposta no mesmo dia.

Compareceu e Perdidos

Essas duas etapas ficam ocultas nas colunas do dia a dia, mas existem por trás. Compareceu é o resultado ideal: o paciente foi à consulta. Perdidos é quando não vai dar certo. Assim como no Funil de Vendas, é obrigatório preencher o Motivo da Perda antes de mover o card pra Perdidos.